Документы подтверждающие бронирование. Подтверждение проживания от отеля для получения визы

Письмо, подтверждающее бронирование номера, содержит намерение обеих сторон, а именно - принимающей стороны (отеля) и приезжего (гостя) соответственно предоставить или воспользоваться связанными с проживанием услугами. В письме-подтверждении четко оговаривается количество суток проживания, стоимость номера, тип номера, количество приезжающих (гостей). Письма-подтверждения, как правило, содержат следующие данные:

Дата и время прибытия.

Стоимость и тип номера.

Период проживания в отеле

Количество гостей в группе.

Тип бронирования: с гарантией или без гарантии.

Номер подтверждения.

Кроме того, письма-подтверждения могут содержать информацию касательно дополнительного подтверждения, возможного изменения дат, отмены бронирования.

Информация по подтверждению/отмене бронирования

Центральная система бронирования может предоставлять номера бронирования и номера отмены брони. Эти номера заносятся в информационную систему гостиницы во избежание возникновения несоответствий, связанных с бронированием или отменой бронирования. Подобные номера могут служить доказательством, что факт бронирования/отмены бронирования действительно имел место. В случае отмены предварительного бронирования, гость освобождается от уплаты всех связанных с этим сборов, в противном случае не исключается возникновение проблем, связанных с доказательством факта «ноу-шоу».

Ведение учета бронирования

В некоторых случаях, даже при соблюдении порядка процедуры бронирования, внесение изменений в регистрационные журналы является необходимым. Например, при поступлении запроса от клиента на изменения в датах/сроках, в этих случаях необходимо внести нужные изменения.

Изменения заявки негарантируемого бронирования

В большинстве случаев, предпочтение отдается негарантируемому бронированию: как правило, приезжающие в гостиницу успевают воспользоваться бронью до наступления часа отмены бронирования

Однако, если потенциальный клиент гостиницы, забронировавший номер, без гарантии осознает, что прибытие в отель ранее часа отмены бронирования не представляется возможным (по причине задержки авиарейса, неблагоприятных погодных условий), он прибегает к изменению статуса бронирования, и бронирует номер с гарантией. Агенты по бронированию, обрабатывающие подобные изменения в статусе бронирования, должны придерживаться правил распорядка гостиницы. Действия, предпринимаемые в таких случаях, указаны ниже:

Получение информации относительно имени клиента и данных по негарантированному бронированию.

Получение данных по кредитной карточке клиента, ее номеру и дате истечения срока, проверка этой информации.

Предоставление клиенту нового номера подтверждения бронирования.

Заполнение формы по изменению статуса бронирования с соблюдением всех необходимых в этом случае имущественных норм, если таковые имеются.

Бронь с Airbnb подходит для получения визы в большинстве стран (в том числе шенгенской зоны). Чтобы подтвердить бронь, распечатайте план поездки с сайта. Как это сделать и как вписать туда других людей, я расскажу в этой статье.

В поездках нам больше нравится жить в квартире, чем в отеле. Меня радует наличие кухни. Да, приходится самим готовить, но экономия на еде все-таки пересиливает лень.

Квартиры обычно бронируем через сайт AirBnB, реже Booking.com. В Европу ездили так уже несколько раз, проблем с визами не было ни в шенгенской зоне ни в Великобритании.

Как бронировать жилье на AirBnB

Подходит ли airbnb для визы

Подходит и для шенгена, и для других виз тоже.

Бронируем, печатаем подтверждение и прикладываем к заявлению на визу.

Главное, чтобы на распечатке был адрес проживания, телефон и запись о том, что именно вы забронировали это место на определенные даты.

Если едете не одни, то лучше, чтобы у вас там были фамилии всех проживающих (кто едет с вами). Как их добавить покажу чуть ниже.

Как вписать человека в квитанцию от AirBnB

Заходим в План поездки.

На эту страницу вы попадете по кнопке Поездки в главном меню. У каждого бронирования есть кнопка Смотреть план поездки.

Сверху есть кнопка Управление гостями. Нажимаем и добавляем ваших попутчиков в план поездки. Система разрешает добавлять столько людей, на сколько вы запросили бронирование.

Тут у меня уже добавлена жена. За одно я выделил кнопку Распечатать. Это именно то, что нужно для подтверждения брони.

В плане появится вторая фамилия. В квитанции тоже. Теперь те, кто делает визу увидят, что вы едете вместе и жилье у вас уже забронировано.

Как распечатать подтверждение AirBnB для визы

Все просто.

Вот так выглядит подтверждение бронирования AirBnB. Эта бумажка вылезет из принтера. Ее нужно отвезти в визовый центр. Обратите внимание, что в распечатке оба путешественника: я с женой.

В AirBnB заходим в свой аккаунт. Сверху в Меню нажимаем Поездки, затем Посмотреть поездки.

Потом справа нажимаем на розовую кнопку План поездки. У каждого забронированного жилья она своя. Иллюстрация выше.

Консульства требуют для получения Шенгена бронирование авиабилета в обе стороны. Для самостоятельного туриста это неудобно: не всегда известна дата и страна возвращения, в визе могут отказать. И если бронь гостиницы можно легко сделать через Букинг и отменить, с авиабилетами дела обстоят сложнее. Разберёмся, как сделать бронь авиабилетов без оплаты для визы, или снизить расходы до минимума.

В визовом кодексе ЕС чётко указано, что для оценки намерения покинуть страны Шенгена, достаточно предоставить обратный билет, билет на круговую поездку или бронирование таких билетов.

Бронирование не подразумевает оплату билетов. Но срок действия брони на самолёт мал, чтобы успеть получить визу. Хватит ли брони на сутки для получения визы? Зададим этот вопрос ВЦ Испании и Италии.

Ответ ВЦ Испании:

Генеральное Консульство Испании рассматривает документы и принимает решение в течение 10 календарных дней с момента поступления документов в Консульство Испании в Москве. Каждое заявление на визу рассматривается в индивидуальном порядке. В связи с чем, срок принятия решения может варьироваться. В случае предоставления полного пакета документов, удовлетворяющих требованиям Консульства, срок принятия решения будет составлять 5 рабочих дней.

Бронь билетов должна быть действительной на весь период рассмотрения Ваших документов. Факт оплаты билетов для подачи документов на визу необязателен.

Обращаем Ваше внимание, что по испанской визе первая поездка обязательно должна быть в Испанию.

Для подачи документов на визу в Испанию, большее количество дней в поездке должно быть в Испании. Если в поездке Вы собираетесь посещать другие страны Шенгена, кроме Испании, необходимо предоставить все документы по пребыванию в этих странах и перемещению между странами и городами.

Ответ ВЦ Италии:

При подаче документов принимаются как оплаченные билеты на самолёт (оригиналы + ксерокопия), так и подтверждение об их бронировании.

Теоретически, визовый офицер может пробить наличие брони по номеру: позвонить в авиакомпанию или воспользоваться онлайн-сервисами. Но будет ли он это делать? При большом потоке заявок, маловероятно. Это подтверждается многочисленными отзывами туристов. Случаев, чтобы отказали в Шенгене из-за слетевшей брони ни у кого не было.

Некоторые даже умудряются получить визу с прошлогодней отредактированной бронью, или напечатать её самостоятельно. Такой способ мы не рекомендуем использовать, так как это намеренная подделка документов.

Какие способы работают?

• Реальная покупка билета с полной оплатой, и дальнейший возврат.
• Бронь через сайты авиакомпаний или посредников без оплаты.
• Подтверждение другого вида транспорта.
• Страховка от невыезда.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

Покупка и возврат билета

Самый надёжный способ, но большие расходы. Билет можно вернуть после получения визы. И иногда даже вернуть за него полную стоимость.

В соответствии с 108 статьёй воздушного Кодекса РФ, пассажир получает 100% оплаченной провозной платы, за исключением фактически понесённых расходов перевозчика. Если возврат делается менее чем за сутки до рейса, взимается неустойка до 25%. После принятия в 2014 году закона о невозвратных билетах, авиакомпании могут продавать на рейс до 30% билетов без возможности возврата средств.

Эти правила не действуют на зарубежные компании. Поэтому нужно внимательно изучать штрафы за возврат перед покупкой. Обычно дешёвые билеты нельзя вернуть, но такая возможность есть в бизнес-классе. Если в визе откажут, вы потеряете деньги и за билеты, и за консульский сбор.

В Аэрофлоте полностью возвратные тарифы линейки Премиум:

• Премиум-Бизнес;
• Премиум-Комфорт;
• Премиум-Эконом -за исключением тарифов YPXRTRF/YPXOWRF на Симферополь;
• Тарифы ОПТИМУМ - возврат со штрафом от 50 до 200 евро/долларов;
• Тарифы Бюджет и Эконом - невозвратные (включая таксы и сборы).

Подробные условия возврата на официальном сайте Аэрофлота .
Если вы решите купить возвратный билет, оплачивайте наличными - на карту деньги идут дольше.

Чтобы обезопасить себя - можно купить страховку от невыезда, которая будет защищать от отказа в визе. Искать такую нужно в авиакомпании, чтобы она работала без пакетного тура.

На есть дополнительная услуга возврата билета за 9% его стоимости. Даже если по правилам авиакомпании билеты невозвратные, всё равно можно вернуть до 90% стоимости. Часть денег возвращается на накопительный счёт OneTwoTrip для дальнейших покупок.

За комиссию 9% можно вернуть до 90% стоимости билета. Невозвратная часть суммы возвращается на счёт в сервисе.

Некоторые авиакомпании делают возврат при отказе в визе (KLM, МАУ).

Бронь без оплаты

Без проблем можно забронировать билет на 1 сутки, при покупке выбрав способ оплаты в офисе или банковским переводом. Этого хватает, чтобы получить реальную распечатку брони и отдать её в консульство. Можно найти бронь даже на 10 дней. Если поставить её прямо перед оформлением визы, этого должно хватить на момент возможной проверки документов консулом.

Нужно понимать, что долгая бронь не гарантируется. Иногда её снимают, если до вылета остаётся мало времени, или есть желающие купить это место. В некоторых сервисах и авиакомпаниях есть услуга платного бронирования, это более надёжный вариант.

Где бронировать

• • На за 200 рублей можно продлить бронь на 7 дней.

Бронь на 7 дней за 199 рублей.

• • Через Агент.ру - на некоторые рейсы доступна отложенная оплата бронирования на 7-10 дней. Нужно зарегистрироваться на сайте.

На видео показано, как работать с Агент.ру (с 4 минуты) и получить распечатку билета:

• • - бронь доступна, если вы зарегистрированы и уже покупали билеты через сервис. Можно получить бронирование на несколько дней, выбрав способ оплаты наличными.

Бронирование через AWAD.

• • Через Турецкие авиалинии - отложенная оплата на 10 дней, данные банковской карты вводить не нужно.

При этапе оплаты билета на Турецких авиалиниях выберите отложенную оплату и резерв.

• Airfrance.ru - услуга «Время на раздумья» за 5 или 15 евро. Бронь и тариф замораживаются до 7 дней. Для младенцев и пассажиров первого класса услуга бесплатна.

На многих сайтах в распечатке указывается, что бронирование не оплачено. Если консульство не требует оплачивать билет, стирать эту надпись необязательно. В остальных случаях можно получить более «солидную» распечатку со сторонних сервисов:

Пробивать бронирование нужно во всех сервисах, они работают с разными базами. В каком-то одном из них бронь должна найтись. Если нигде нет, попробуйте забронировать билет повторно, либо сменить рейс/авиакомпанию.

Ещё один вариант - получить долгую бронь без оплаты для визы через туристическое агентство за дополнительную плату или через знакомых.

Подтверждение другого вида транспорта

Не обязательно добираться в Европу на самолёте. Другие способы подтверждения транспорта:

• • При автомобильном путешествии: маршрутный лист в свободной форме (с описанием плана поездки на каждую дату с отелями и городам), свидетельство о регистрации ТС, водительское удостоверение. Можно приложить бронь билета на паром.

Бронирование билета на паром из Санкт-Петербурга в Финляндию.

• Ж/д транспорт: РЖД возвращает полную стоимость билета на поезда ближайшего зарубежья. Подробные условия возврата на сайте РЖД .
• Комбинированный вариант: покупка билета на поезд до Вильнюса, затем билет на самолёт лоукостером Ryanair в нужное место (30-50 евро). Билет на поезд возвращается, на самолёт либо сгорает, либо переоформляется под удобную дату и направление.

Что говорят авиакомпании

Мы задали вопрос популярным авиаперевозчикам о возможности бронирования билета для получения визы без оплаты, максимальном сроке брони и комиссиях за возврат билета.

S7 Airlines:

На такой длительный срок (10 дней) бронирование билета без оплаты создать нельзя.

Вы можете либо:

1) Оформить авиабилет по тарифному плану «Стандарт», по которому возможно оформить возврат без удержаний.

Ознакомиться с правилами применения по каждому из тарифов (условия возврата/перебронирования) Вы можете, перейдя по ссылке:
http://www.s7.ru/home/info/fares.dot

2) Также Вы можете приобрести билет с дополнительной страховкой Трэвел, которая предусматривает риск «Отказа в визе».

Данный страховой полис подходит для индивидуального путешествия. Страховой полис можно добавить при покупке билетов на сайте www.s7.ru.

Более подробная информация:

В случае отказа в визе стоимость возвращается полностью, если соблюдены следующие условия:

Дополнительную информацию Вы можете найти на нашем сайте: http://klmf.ly/1j78W3T .

Если Вы решите купить билет до получения визы, необходимо убедиться, что правила тарифа позволяют вносить изменения. Эта информация доступна у нас на странице поиска билетов – после того как будут выбраны рейсы туда и обратно.

Мы также можем создать для Вас бронирование, но оно будет активно только в течение 3-х дней. В принципе, обычно, этого достаточно для подачи документов в посольство.

ЮТЭЙР:

Вы можете произвести бронирование билетов в любом агентстве по нормальному тарифу экономического класса (Y), для которого предусмотрено самое длительное время, до которого нужно оформить билет. После подтверждения визы вы можете купить билеты на сайте Авиакомпании по минимальному доступному тарифу. На сайте Авиакомпании не удерживаются агентские сборы.

Первую бронь нужно будет аннулировать, позвонив в агентство.

В случае возврата билета из-за отказа в выдаче визы возврат вынужденным не считается. Если вы купите невозвратный билет, то вся сумма по билету не возвращается.

Аэрофлот:

По данному вопросу обратитесь к операторам Колл-центра и сообщите им, что Вам нужна бронь для посольства.

Бронирование бесплатное.

По запросу Колл-центр Аэрофлота может увеличить срок брони для визы до 7 дней. За исключением промо-тарифов, или если до вылета остаётся менее недели. Также бронь с печатью можно получить в офисе/кассе Аэрофлота.

На этом всё. Мы показали много легальных способов получить визу с неоплаченной бронью. Не нужно рисковать и подделывать документы, что-то редактировать. Делитесь в комментариях, какой способ вы выбрали и куда удалось получить визу.

Подтверждение бронирования - резервирование, подтвержденное специальным уведомлением, высылаемым гостиницей гостю.

После получения заявки на бронирование гостиница должна выслать подтверждение или отказ в брони. Иногда заявки ставятся на лист ожидания, а окончательный ответ дается в течение установленного срока. Любое бронирование считается подтвержденным после получения Гостем

расчетного листа номера брони, сформированного программным обеспечением. Менеджер бронирования гостиницы обязан предоставить подтверждение бронирования с уникальным номером брони по согласованному с Гостем и удобным ему способом (по номеру факса или электронному адресу).

Подтверждение бронирования необходимо производить на том же языке, на котором была составлена заявка на размещение.

При гарантированном бронировании указывается период ожидания гостя, после которого вступают в силу штрафные санкции, применяемые в случае поздней аннуляции заказа на размещение или неприбытия в отель. При негарантированном бронировании указывается время, до которого гость может рассчитывать на получение забронированного им номера. Как правило, текст подтверждения бронирования начинается с благодарности за выбор данного отеля. Кроме условий и порядка бронирования, в текстах подтверждений гостей могут информировать о порядке визовой поддержки, условиях питания, трансфера, времени заезда и расчетного часа в гостинице , а также давать ответы на любые интересующие клиентов вопросы.

Иногда в бронировании происходят какие-либо изменения. Клиенты не полностью аннулируют заказ, а лишь частично меняют условия. Это касается, прежде всего, сроков проживания, количества персон, категории номера, особых пожеланий гостей. Такие изменения фиксируются сотрудниками отдела бронирования в специальном бланке или делаются пометки в журнале регистрации заявок на размещение. Все изменения в бронировании должны быть также внесены в компьютерную систему.

Если изменения возможны, то сотрудник отдела бронирования вносит изменения в уже имеющееся подтверждение, корректирует отдельные детали бронирования и высылает в адрес клиента факс с пометкой «переподтверждение» (reservation reconfirmation).

Сотруднику отдела бронирования следует сообщить об изменениях в те отделы, которых эти изменения касаются. Если бронь невозможно изменить из-за занятости отеля в запрашиваемые даты, то нужно предложить клиенту альтернативные числа и категорию номера, а также спросить, хочет ли он быть включенным в лист ожидания. Листы ожидания проверяются ежедневно. Если номера освобождаются, сотрудники отдела бронирования звонят клиентам, внесенным в лист ожидания. Приоритет определяется менеджером отдела.

Если бронирование невозможно по тем или иным причинам, то в таком случае отдел бронирования высылает официальный отказ в размещении, содержащий извинения, причину отказа, сообщает период улучшения ситуации со свободными номерами выражает надежду на дальнейшее сотрудничество.

Аннуляция бронирования.

Служба бронирования выполняет не только бронирование номеров, но и производит аннуляцию заказов на бронирование . При полной аннуляции бронирования заполняется бланк «Отмена бронирования ».

Аннуляция негарантированного бронирования . Сотрудник отдела бронирования должен запросить имя гостя, адрес, количество забронированных номеров, дату заезда и выезда, а также номер подтверждения, если таковой существует. Эта информация помогает правильно осуществлять аннуляцию бронирования. После того как была произведена аннуляция бронирования , сотрудник отдела бронирования называет гостю номер аннуляции заказа и спрашивает, будет ли гость осуществлять какое-либо другое бронирование . Сотрудник должен удостовериться, что заказ на бронирование отменен и создан документ аннуляции бронировани я с соответствующим номером.

Аннуляция гарантированного бронирования . При заблаговременной аннуляции бронирования гостем, во избежание недоразумений, особенно финансовых, сотрудники отдела бронирования должны руководствоваться установленными правилами аннуляции гарантированного бронирования.

1. Запрашивается информация о бронировании номера . Эта информация включает имя гостя, его адрес, количество забронированных номеров, даты заезда и выезда, номер бронирования. В процессе отмены бронирования гостю также сообщается номер аннуляции. Сотрудник отдела бронирования должен объяснить клиенту, что номер аннуляции должен быть сохранен как гарантия своевременной аннуляции бронирования в случае возникновения каких-либо финансовых претензий со стороны отеля. Номер аннуляции состоит из даты, инициалов и кода сотрудника, осуществляющего аннуляцию.

2. Отмечается, что бронирование номера аннулировано , документу присваивается соответствующий номер аннуляции, а также проставляется дата аннуляции. Если аннуляция производится не самим гостем, а по его просьбе, то проставляется имя того, кто производит аннуляцию.

3. Номер аннуляции бронирования вносится в общую ведомость.

4. Все сведения по данной аннуляции вносятся в базу данных компьютера отеля для статистики, анализа и дальнейшей выработки политики отеля в плане резервирования номеров. Эта информация сохраняется в памяти компьютера до следующего возможного приезда гостя.

Действия по отмене бронирования, сделанного по предоплате, в разных отелях могут отличаться между собой. Предоплата должна быть возвращена гостю после процесса аннуляции бронирования . Возможно письменное подтверждение аннуляции, высылаемое отелем в адрес клиента, турагентства или компании.

Если запрос на отмену заявки пришел по факсу или e-mail, то сотрудник бронирования высылает письмо-подтверждение отмены (cancellation confirmation). Служба, принимающая аннуляцию должна действовать профессионально, вежливо, аккуратно и четко.

Собранная в процессе резервирования информация автоматически перемещается на стойку Reception. Сотрудники отдела бронирования подготавливают листы заезда на каждый день, ими пользуются сотрудники при заезде гостей. Высококлассные отечественные отели предоставляют иностранным гражданам визовую поддержку.

Часто для получения туристической визы необходимо предоставить в посольство д окумент об обеспечении проживания во время пребывания на территории страны, в которую едете. Это может быть письмо из отеля на фирменном бланке, со штампом и подписью сотрудника отдела бронирования.

А так как многие туристы не владеют языком иностранными языками, то вы можете воспользоваться примерами писем на английском языке. Обратите внимание, что фамилии и имена вы указываете как в загранпаспорте латинскими буквами. Даты пишите полностью, например, 12 May 2016.

ВАРИАНТ ПИСЬМА №1

Dear Sir / Madame,

I have booked a room in your hotel via booking.com for ______ (пишите свое имя и фамилию) and ______ (пишите свое имя и фамилию второго человека) f rom _______ (дата приезда) to ______ (дата отъезда). Could you, please send me a confirmation of my reservation with stamp and signature by fax _______(пишите номер вашего факса) I have to present this confirmation to the Consular Dept. of the _______(указываете страну посольства, которое выдает визы) Embassy in _______ (пишите город и страну, где находиться посольство) in order to obtain the entry visas.

Please indicate 2 the both names in this reservation confirmation:

_____________ (пишите имена и фамилии двух человек).

Yours faithfully

Ваше имя и фамилия

ВАРИАНТ ПИСЬМА №2

А вот образец письма с просьбой прислать подтверждение бронирования, которое осуществлялось через Booking.com:

Dear Sir/Madam,

I have made a reservation in your hotel via site www.booking .com:

Guestname: _____(пишите свое имя)

Room type: _____(пишите тип своей комнаты, например:Two Bedroom Apartment – for 2 persons (Non-smoking Preference))

Arrival: _____ (дата прибытия)

Departure: _____ (дата выезда)

Total price: ____ – € (сумма)

Could you please send me confirmation of my reservation (with your stamp and signature) by fax ______ (пишите номер вашего факса) and/or (и/или) e-mail _______ (пишите адрес своей электронной почты). I have to present this confirmation to the Consular Dept. of the _______ (указываете название страны в посольство которой вы понесете документ) Embassy in Moscow, Russian Federation in order to obtain the visas.

Если вам нужно, чтобы визы дали вам и еще кому-нибудь кроме вас, кто будет жить с вами в этом номере (муж\жена, ребенок, мама пап и пр.) пишите:

Please indicate names in this reservation confirmation:

_______ (пишите имена и фамилии, номера загранпаспортов)

Если нужно, чтобы стояло только ваше имя пишите:

Please indicate my names in this reservation confirmation:

_______(пишите свое имя, номер загранпаспорта)

Please kindly send the reservation confirmation to fax number: ______ (ваш номер факса) and to my e-mail: ______(ваш мейл)

Thank you for cooperation.

Best regards,

Ваше имя и фамилия

ВАРИАНТ ПИСЬМА №3:

I booked а room in your hotel ______ (пишите название отеля) ( //www.booking.com/ booking number 701.723.011 pin 0842).

I would like to get confirmation of booking by e-mail ________ (пишите адрес своей электронной почты). I need it for the embassy. It must be a scanned copy of booking confirmation sent by e-mail.

Acknowledgement must include the data of booking, date of stay, name, surname and passport of guests, and signature of the employee of the hotel booking and a stamp.

The guests:

________ (пишите имена и фамилии, номера загранпаспортов)

Acknowledgment must include the form of payment for accommodation.

Thank you very much!

Ваше имя и фамилия

Если указываете номер факса, не забудьте написать код страны и города.